Privacyverklaring EffectiefAI

EffectiefAI is een handelsnaam van EffectiefAI B.V., gevestigd in Nederland.

• Bedrijfsnaam: EffectiefAI B.V.
• Vestigingsplaats: Rotterdam
• KvK-nummer: 42033627
• BTW-nummer: NL869401567B01
• E-mail (privacy): privacy@effectiefai.nl
• Website: https://effectiefai.nl

EffectiefAI heeft geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Voor alle privacyvragen kun je terecht via bovenstaand e-mailadres.

Onze betaalde dienst is bestemd voor zakelijk gebruik (B2B). Deze verklaring is daarnaast van toepassing op iedereen die onze website bezoekt of contact met ons opneemt.

EffectiefAI verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen. Het is belangrijk om dit onderscheid te begrijpen, omdat het bepaalt welke afspraken van toepassing zijn.

a) Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die we voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken — bijvoorbeeld van websitebezoekers, geïnteresseerden, accounthouders en voor facturatie — bepalen wij zelf het doel en de middelen. Op die verwerkingen is deze privacyverklaring volledig van toepassing.

b) Als verwerker. Wanneer jij als zakelijke klant onze tools gebruikt (zoals de AI-chatbot of de inbox-assistent), verwerk je daarmee persoonsgegevens van jouw eigen klanten of relaties. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt EffectiefAI op als verwerker, uitsluitend in jouw opdracht. De afspraken daarover leggen we vast in een aparte verwerkersovereenkomst (DPA). Deze privacyverklaring beschrijft die verwerkingen niet in detail; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

Hieronder staat per doel welke gegevens we verwerken en op welke wettelijke grondslag (artikel 6 AVG).

Onze diensten maken gebruik van AI-taalmodellen om bijvoorbeeld antwoorden te genereren, e-mails samen te vatten of content op te stellen. Deze AI levert suggesties en concepten die door mensen worden ingezet en gecontroleerd.

EffectiefAI neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor jou in de zin van artikel 22 AVG. Er vindt geen geautomatiseerde profilering plaats met dergelijke effecten.

De inhoud die je aan onze AI-functies aanbiedt, wordt door onze AI-leveranciers (zie hoofdstuk 5) niet gebruikt om hun modellen te trainen, voor zover dat met de betreffende leverancier contractueel is overeengekomen.

Wij gebruiken jouw gegevens niet om AI-modellen van derden te trainen, tenzij dit schriftelijk met jou is overeengekomen. Wel kunnen wij geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens — die niet tot jou of een andere natuurlijke persoon herleidbaar zijn — gebruiken om de Dienst te verbeteren en te beveiligen. Zodra gegevens zijn geanonimiseerd, zijn het geen persoonsgegevens meer.

Waar onze chatbot rechtstreeks met eindgebruikers communiceert, stellen wij middelen beschikbaar waarmee onze klanten kenbaar kunnen maken dat eindgebruikers met een AI-systeem communiceren, in lijn met de transparantieverplichtingen uit de EU AI-verordening.

Om onze dienst te leveren schakelen we externe dienstverleners in die als verwerker (of sub-verwerker) namens ons gegevens verwerken. Met al deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst. We delen niet méér gegevens dan nodig is voor het betreffende doel.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met onze boekhoud- en facturatiesoftware en, indien wettelijk verplicht, met bevoegde autoriteiten. We verkopen je persoonsgegevens nooit.

Het actuele overzicht van sub-verwerkers maakt onderdeel uit van de verwerkersovereenkomst. Wijzigen wij een sub-verwerker, dan informeren wij onze zakelijke klanten; in de verwerkersovereenkomst is geregeld of en hoe je daartegen bezwaar kunt maken.

Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd in of verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften zorgen we voor passende waarborgen, zoals:

• certificering van de ontvanger onder het EU-US Data Privacy Framework; en/of
• de door de Europese Commissie vastgestelde Standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang we wettelijk verplicht zijn.

• Account- en gebruiksgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 30 dagen daarna, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Klantgegevens (waaronder gegevens uit koppelingen): na beëindiging van de overeenkomst nog 30 dagen beschikbaar voor export; daarna verwijderen of vernietigen wij deze, behoudens wettelijke bewaarplichten (zie hoofdstuk 10).
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Contactformulieren en correspondentie: tot 12 maanden na afhandeling.
• Marketinggegevens: tot je je afmeldt of je toestemming intrekt.
• Back-ups: rouleren volgens ons reguliere back-upbeleid en worden uiterlijk binnen 8 weken overschreven of verwijderd.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder:

• versleuteling tijdens transport via TLS/HTTPS;
• versleutelde opslag van gevoelige gegevens zoals OAuth-toegangstokens met AES-256-GCM;
• toegangsbeperking op basis van het need-to-know-principe;
• logging en monitoring van toegang en gebruik;
• regelmatige updates en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Mocht er ondanks deze maatregelen een datalek plaatsvinden, dan handelen we conform onze wettelijke meldplicht.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — opvragen welke gegevens we van je verwerken;
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren;
• Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”);
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht op dataportabiliteit — je gegevens ontvangen of laten overdragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (zie ook hoofdstuk 10);
• Recht van bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing;
• Recht om toestemming in te trekken, zonder dat dit eerdere verwerkingen ongeldig maakt.

Je kunt een verzoek indienen via privacy@effectiefai.nl. We reageren binnen één maand. Om je identiteit te controleren kunnen we aanvullende informatie vragen; we vragen daarbij geen kopie van je identiteitsbewijs, tenzij dit in een uitzonderlijk geval strikt noodzakelijk is.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We vinden het belangrijk dat je niet vastzit aan onze dienst. Je houdt zeggenschap over je eigen data en kunt deze meenemen.

Onder de AVG heb je recht op dataportabiliteit: persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, ontvang je op verzoek in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (zoals CSV of JSON).

Onder de Europese Data Act (van toepassing sinds 12 september 2025) ondersteunen we het overstappen naar een andere aanbieder of naar je eigen omgeving zonder onnodige drempels. Concreet betekent dit:

• je kunt je opgeslagen gegevens en exporteerbare digitale content zelf exporteren in machineleesbare formaten, op verzoek;
• bij beëindiging hanteren we een overstap- en exportperiode van 30 dagen waarin je je gegevens kunt ophalen, waarna we ze verwijderen of vernietigen (behoudens wettelijke bewaarplichten en back-uprotatie);
• we verlenen redelijke ondersteuning bij de overstap.

De volledige voorwaarden voor opzegging, overstappen en export — waaronder de opzegtermijn en de overstapperiode — staan in onze algemene voorwaarden en, voor zakelijke klanten, in de verwerkersovereenkomst. Vragen over exporteren? Mail privacy@effectiefai.nl.

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. We onderscheiden:

• Functionele en noodzakelijke cookies — nodig om de website te laten werken (geen toestemming vereist);
• Analytische cookies — om het gebruik van de website te meten en te verbeteren;
• Marketing-/trackingcookies — alleen geplaatst met jouw toestemming.

Meer informatie over ons gebruik van cookies vind je in onze cookieverklaring.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde wet- of regelgeving of nieuwe diensten. De meest actuele versie vind je altijd op onze website, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je actief.